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《西安交通大学基本建设档案收集归档办法》西交建〔2015〕40号
索引号: ghjjzx/2016-1020031 公开目录: 财务、 资产及收费规章制度                                                       
主题词: 发布机构: 规划基建中心 文    号:
 

第一章    总  则

第一条  基本建设档案(以下简称“基建档案”)是反映学校规划建设工作的真实纪录,是学校档案的重要组成部分。为科学、合理、有序地管理基建档案,充分发挥基建档案在学校规划建设中的作用,依据《中华人民共和国档案法》《西安市城市建设档案管理条例》,结合学校实际,制定本办法。

第二条  基建档案是指工程项目从决策、立项、规划设计、方案报批、报建,至工程项目勘察、设计、监理、施工招标、签订合同,以及工程项目施工全过程到竣工验收、交付使用,按规划建设程序完成的全部内容,期间形成的有保存价值的文件、图纸、合同、协议、纪要、影像等文字类或电子类的各种载体资料,是学校规划建设的重要依据。

 

第二章    基建档案的范围

第三条  基建档案主要分为以下几类:

(一)前期报建资料:在规划决策、立项审批、申报规划许可证、施工许可证等前期手续办理过程中,产生的各种报审和批复的文件、图纸等材料。

(二)勘察设计文件资料:在工程项目勘察设计阶段产生的勘察、设计、审查等相关材料。

(三)工程招投标资料、合同及结算审计资料:在勘察、设计、监理、施工及材料设备采购等招标过程中,产生的所有文件、图表及签订的各类合同、协议及工程审计报告等。

(四)工程管理及竣工验收资料:监理单位在施工过程中对项目投资、工期、质量、安全的监督、控制等具体工作所产生的相关材料。施工单位从开工建设到竣工交付全过程中产生的相关材料。

 

第三章    基建档案的管理职责

第四条  规划基建管理部门办公室负责基建档案的管理工作,负责督促档案的归档、保管、移交工作。

第五条  根据本制度第三条基建档案的类别,规划基建管理部门各部收集、移交档案的职责如下:

(一)规划部负责第一类前期报建资料的收集整理工作,所有前期手续办理完成后及时移交办公室。

(二)设计部负责第二类设计文件资料的收集整理工作,在设计阶段的工作完成后及时移交办公室。

(三)造价部负责第三类招投标资料及合同的收集整理工作,完成招标公示并签订合同后,整理成册移交办公室,结算审计工作完成后将审计报告移交办公室。

(四)工程部负责第四类工程管理及竣工验收相关会议纪要、总结等资料的收集整理工作,规划部配合工程消防、节能、环保等专项验收资料的收集整理工作。所有文件材料在工程项目综合验收、交付使用后及时移交办公室。

 

第四章    基建档案的归档要求

第六条  为使基建档案工作规范化、制度化,在与工程项目各参建单位签订的合同中,应明确档案收集、整理、移交的具体要求。工程竣工交付使用前,进行档案预验收,各参建单位项目部负责按照《建设工程文件归档整理规范》,将归档资料收集齐全、分类整理,竣工图应达到图、物相符,准确无误并加盖竣工图章,在工程竣工验收后配合建设单位向各级档案管理部门移交。

第七条  所有归档的文件材料应真实反映工程项目建设和管理的全过程。规划基建管理部门各部根据规划建设档案的管理职责收集档案,应互相配合确保档案真实有效、齐全完整。归档资料原则上必须是正本、原件,如果原件另有它用,则在复印件上注明原件存档处。各工程项目竣工资料及竣工图一式二份,一份交西安市城建档案管理部门,一份交学校档案管理部门保存。

第八条  基建档案的收集、整理、归档工作,接受学校档案管理部门的监督、检查和指导。凡须移交西安市城建档案管理部门的工程资料,其整理归档均接受城建档案管理部门的监督、检查和指导。

 

 

第五章    附  则

第九条  本办法由校园规划与基本建设管理中心负责解释。

第十条  本办法经学校规划基建工作管理领导小组审议通过,自印发之日起实施。学校其他相关规定与本办法不一致的,以本办法为准。

 

 

     
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